Der Beginn eines Projektes ist meist entscheidend für den späteren Erfolg. Ein wichtiger Schritt ist dabei das erste Zusammenkommen des Projektteams. In diesem Kick-Off werden die Weichen für das Projekt und die Zusammenarbeit des Teams gestellt.
Doch wie organisiert man ein solches Kick-Off? In der Praxis wird durch den Projektleiter oft ein kurzes Meeting mit dem Projektteam einberufen, in denen die wichtigsten Ziele des Projektes vorgestellt werden. Doch reicht das wirklich aus? In der Regel nicht!
Wie wird also das Kick-Off gestaltet: Zuerst einmal ist die Vorbereitung die wichtigste Phase des Kick-Off. Definiert werden in dieser Vorbereitung
- die Ziele und die zu erreichenden Projektergebnisse. Am besten mit zu erzielenden Ergebnissen, an denen der Projekterfolg gemessen wird.
- die Vorstellung, welche wesentlichen Stakeholder beim Projekt beteiligt sind.
- die Art und Weise des Vorgehens im Projekt – welche Projektmanagement Methodik soll verwendet werden.
- die Rollen, die die Projektteammitglieder übernehmen sollen.
- die Art und Wege der Kommunikation innerhalb des Projektteams. Dazu gehören z.B. auch Dokumentenablagen, Tools und Templates.
- Vorschläge für die Zusammenarbeit des Teams.
- die zugedachten Rollen der Teammitglieder für das Projekt werden erläutert und ihre Erwartungshaltungen abgefragt. So erkennt man bereits im Vorfeld eventuelles Konfliktpotential.
- was könnten die Hindernisse in der Mitarbeit bei den Teammitgliedern sein.
- eine genaue Agenda für das Kick-Off Meeting – möglichst mit einem Auftritt des Auftraggebers.
Dann, wenn das Kick-Off startet, soll für die Teammitglieder eigentlich schon alles klar sein und Streitpunkte eliminiert sein. Denn Konflikte während des Kick-Off sind wesentlich schwerer wieder einzufangen und zu lösen – und können bereits erste Konflikte in das Projekt bringen, ehe es richtig angefangen hat.
Jetzt könnte man sich natürlich fragen „Warum brauche ich dann noch den Kick-Off, wenn schon alles klar ist?“. Im Kick-Off Meeting
- lernen sich die Teammitglieder kennen – nehmen Sie sich Zeit dafür!
- werden letzte Fragen zu den Projektzielen geklärt und als gemeinsames Ziel des neuen Projektteams bestätigt.
- werden die Rollen und Regeln der Kommunikation als gemeinsames Team bestätigt.
- werden die Teamregeln für die Zusammenarbeit auf Basis des Vorschlags miteinander vereinbart.
Dabei steht natürlich auch die Frage im Raum: Virtuell oder in Präsenz? Präsenz ist zu empfehlen, wenn
- sich die Teammitglieder nicht kennen.
- die Aufgabe wirklich herausfordernd ist.
- eine hohe Interaktion innerhalb des Teams zu erwarten ist.
Solche Zusammenhänge sind in einem virtuellen Meeting nur sehr schlecht abbildbar.
Bei einem Präsenzmeeting kommt meistens auch das Thema Kosten auf den Tisch. Stellen Sie doch einfach einmal die Rechnung an, was es kostet alle (wichtigen) Personen „einzufliegen“. Und was wird wohl voraussichtlich EIN mittelschwerer Fehler im Projekt kosten. Das Ergebnis dieser Überlegungen wird recht eindeutig sein.
Am Ende ist wesentlich, dass das gesamte Projektteam weiß, worum es bei dem Projekt geht, welche Aufgaben der Einzelne hat und was die gemeinsamen Ziele sind. Aber vor allem: das gemeinsame und einheitliche Verständnis aller.
Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie Unterstützung in dem Thema benötigen. Schreiben Sie uns einfach an: team@project-management-alliance.com