What about…Projekt-Scope und Projekt-Ziele

14. Jul 2021

Der Durchführung von Projekten liegt in aller Regel ein bestimmtes (oder mehrere) Ziel/e zu Grunde und Sie haben bzw. wirken in einen/m bestimmten Umfang (Scope). Beides ist unabdingbar, um ein Projekt im Sinne von „Time, Budget, Quality and Value“ planen und steuern zu können und es erfolgreich umzusetzen. 

In der gelebten Praxis leiden jedoch Projekte häufig unter einer schwammigen oder gar fehlenden Definition ihrer Ziele und des Scopes. Mangelnde Klarheit über das „Was“ erreicht werden soll, welche Zielzustände mandatorisch oder optional sind und woran diese am Ende gemessen werden, erschweren die zielgerichtete Projektdurchführung teils erheblich. Unklare Grenzen des Projektes verursachen ausufernde Umfänge und befördern damit die Überschreitung von Budgets und Zeitvorgaben. Unzufriedenheit bei den Auftraggebern ist die Folge. 

Wie lassen sich Ziele und der Scope des Projektes nun „einfangen“? 

Zunächst gilt es, diese Aufgabe klar an den Anfang des Projektes zu setzen. Im Rahmen der Initiierung des Projektes müssen beide Aufgaben höchste Priorität genießen und die Ergebnisse schriftlich fixiert werden. Die folgenden Mittel und Wege können dabei helfen: 

  • Erstellung einer Project Charter, welche den Projektanlass, dessen Ziel(e), den Scope und auch nicht-Scope definiert. Das Dokument wird mindestens vom Auftraggeber, besser vom Steering Committee des Projektes bestätigt und erhält damit einen bindenden Charakter. 
  • Erstellung eines Zielkataloges, welcher nicht nur die Ziele benennt, sondern auch festlegt, wie deren Erreichung gemessen wird und welche Priorität vereinbart ist (Muss/Kann-Ziele). Zielkonflikte können hier frühzeitig transparent gemacht und ggf. aufgelöst werden. 
  • Erstellung einer Scope-Matrix, welche den Umfang des Projektes klar abgrenzt. Dabei werden prozessuale, organisatorische, technische und regulatorische Aspekte benannt. Die Definition von „In Scope“ und „Out of Scope“ ist gleichsam wesentlich. Der festgelegte Scope ist ein elementares Hilfsmittel, um die Bewertung von Change Requests auf eine belastbare und vereinbarte Grundlage zu stellen.
  • Definition eines Change Request Prozesses zur Festlegung, wie und durch wen Änderungsanforderungen erstellt, bewertet und freigegeben werden können. Damit sichert sich das Projekt die Kontrolle über die Projekt-Ziele und den Projekt-Scope (auch bekannt als „Scope Control“) 

Am Ende ist es nicht wesentlich, dass ein bestimmtes Mittel gewählt wird. Entscheidend ist das gemeinsame, einheitliche Verständnis zwischen dem Auftraggeber und Stakeholdern des Projektes sowie dem Projektteam selbst, was die Ziele und der Scope sind.  

Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie Unterstützung in dem Thema benötigen. Schreiben Sie uns einfach an: team@project-management-alliance.com